結論：RFPは「決まっていること」と「決まっていないこと」を分けて書く
RFP（提案依頼書）で最も重要なのは、要件を完璧に書き切ることではありません。決まっていない部分を「決まっていない」と明示することです。ここを曖昧にしたまま各社に渡すと、前提の異なる見積が並び、比較できなくなります。
RFPを作る意味
RFPがないと、各社が独自の想定で提案します。結果として次が起こります。
- 見積額が2〜3倍ばらつき、比較できない
- 発注後に「それは含まれていません」が発生する
- 社内で「何を頼んだのか」が共有されない
RFPは制作会社のためではなく、発注側が自社の要求を整理するための道具です。書く過程で、社内の認識のズレが表面化します。
RFPに書く項目
① 背景と目的
なぜリニューアルするのかを、現状の課題として具体的に書きます。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| デザインが古くなったため | 採用ページからのエントリーが月0件で、新卒採用に支障が出ている |
| スマホ対応していないため | スマートフォンからの流入が7割だが直帰率が85%で、問い合わせにつながっていない |
② ゴールと評価指標
公開後、何がどうなっていれば成功かを書きます。数値がなくても構いませんが、何を見て判断するかは書いてください。
- 問い合わせ件数（現状：月◯件 → 目標：月◯件）
- 採用エントリー数
- 特定ページへの到達率
③ 対象範囲
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 対象サイト | ドメイン、現在のページ数 |
| 含む作業 | デザイン、コーディング、CMS構築、原稿、撮影、移行、公開作業 |
| 含まない作業 | 自社で行うもの（原稿作成、写真提供など） |
| 対応デバイス | PC / スマートフォン / タブレット |
| 対応ブラウザ | 主要ブラウザの最新版、など |
「含まない作業」を書くことが特に重要です。原稿を自社で用意するのか制作会社が書くのかで、見積は大きく変わります。
④ 現状の情報
- 現在のURL、ページ数、CMSの種類
- 月間のアクセス数（分かる範囲で）
- 現在のサーバー・ドメインの契約先
- 使用中の外部サービス（予約、フォーム、解析など）
⑤ 機能要件
「決まっていること」と「相談したいこと」を分けて書きます。
決まっていること（必須）
- お問い合わせフォーム（項目：氏名・会社名・メール・電話・内容）
- お知らせの自社更新（CMS）
相談したいこと（提案を求める）
- 多言語対応が必要か。必要なら手法の提案がほしい
- 採用情報を独立サイトにすべきか、本体に含めるべきか
この分け方をすると、提案の質で会社を比較できます。
⑥ 制約条件
- 予算のレンジ（上限）
- 公開希望時期と、その理由（展示会、期首など）
- 社内の体制（担当者の人数、意思決定者）
- 使えないもの（特定のサービス、外部サーバーの利用不可など）
予算を書かないほうが不利になります。 予算が分からないと各社が想定するグレードがばらつき、比較できない見積が並びます。
⑦ 提案してほしいこと
- 全体スケジュール
- 体制（誰が担当するか。再委託の有無）
- 費用の内訳（工程別）
- 公開後の保守・運用の内容と費用
- 過去の類似実績
⑧ 選定の進め方
- 提出期限
- 提案内容の説明機会の有無
- 選定基準（価格だけでないことを明示する）
- 質問の受付方法と期限