提案書・見積もりの矛盾チェック方法｜システム開発

提案書・見積もりの矛盾をチェックするには、何から始めればよいか

複数社の提案書・見積もりをチェックするには、まずRFP(提案依頼書)で前提条件を統一したうえで、各社の回答を同じ項目で並べて比較することから始めます。

手順は次の2ステップです。

1. RFPで前提条件を統一する: 実現したい機能、対応範囲、契約形態の希望などをRFPに明記し、全社に同じ条件で提案を依頼します。つまずきやすい点は、RFPを送らずに個別の打ち合わせだけで進めてしまい、会社ごとに前提の説明がぶれることです。
2. 回答を同じ項目で並べて比較表を作る: 各社の提案書・見積もりから、対応範囲・稼働体制・契約形態・金額の算出根拠を抜き出し、1枚の表にまとめます。つまずきやすい点は、金額の総額だけを比較し、算出根拠(何を基準に見積もっているか)の違いを見落とすことです。

RFPが無い場合に生じる比較のずれ

RFPが無いまま個別に相談すると、会社ごとに前提条件の説明がぶれてしまいます。提案書同士を並べても、そもそも何を前提に見積もったのかが揃っていないため、矛盾や抜け漏れに気づきにくくなります。

なお、システム開発の契約には請負と準委任という異なる形態があり、独立行政法人情報処理推進機構(IPA)は2020年3月31日に準委任を前提とした「情報システム・モデル取引・契約書(アジャイル開発版)」を公開しています(出典: 情報システム・モデル取引・契約書(アジャイル開発版)、IPA、2020年3月31日)。契約形態によって見積もりの算出根拠そのものが変わる点は、後述します。

提案書・見積もりの矛盾はどこに現れやすいか

矛盾は、前提条件(対応範囲・稼働体制・契約形態)の食い違いと、見積金額の算出根拠の不一致という2箇所に現れやすくなります。

複数社の提案書を並べると、金額の総額はすぐに目に入ります。しかし総額の差が何に由来するのかは、前提条件まで遡らないと分かりません。

これらの観点を項目化して比較表に落とし込まないと、金額の高低だけで判断してしまい、実際には対応範囲が違うだけの提案を同列に扱ってしまう恐れがあります。

AIを使って提案書・見積もりの矛盾をチェックする方法は

複数社の提案書をAIに読み込ませ、前提条件や記載内容の矛盾点を横断的に指摘させることで、人手では見落としやすい食い違いを洗い出せます。

チェックの手順(つまずきやすい点つき)

1. 各社の提案書・見積もりをテキスト化してAIに読み込ませます。つまずきやすい点は、機密情報や見積金額の詳細を含む文書を外部サービスに渡す際、取り扱いに注意が必要なことです。
2. 対応範囲・稼働体制・契約形態・算出根拠という比較観点を指定し、社ごとの記載の矛盾点や抜け漏れを指摘させます。つまずきやすい点は、観点を指定せずに漠然と「変な点を教えて」と聞くと、表面的な誤字脱字の指摘に終始してしまうことです。
3. 指摘が出なくなるまで、複数回に分けてチェックを繰り返します。つまずきやすい点は、1回のチェックで終わらせてしまい、粒度の細かい矛盾を見逃すことです。

当社では別の内製ツール開発において、設計書をAIに繰り返し反証させてから実装に入る進め方を試したことがあります。4巡させたところ、1巡目は前提レベルの大きな破綻が指摘され、巡を重ねるごとに指摘の粒度が細かくなり、最終的には細部の食い違いに収束しました(出典: 当社の内製ツール開発での実施記録)。指摘が大きな穴から細部に移ったら、それ以上チェックを重ねても得られるものは減っていきます。提案書・見積もりのチェックでも、同じ収束のパターンが目安になります。

AIチェックがつまずきやすい点

実装者の視点で特につまずきやすいのは、比較する側が無意識に置いている前提を、AIも同じように見過ごしてしまうことです。前述の内製ツール開発では、識別子の持ち方や画面差分の見方について、人が当たり前だと思っていた前提をAIに明示的に否定させたことで、実装前に設計変更ができました。提案書・見積もりのチェックでも、AIレビューの価値は正解を出させることではなく、発注側が暗黙に置いている前提を洗い出させることにあります。

見積もりの算出根拠、請負と準委任(アジャイル)で何が違うか

請負は成果物の完成に対して価格が決まるのに対し、準委任(アジャイル開発)は稼働コスト×期間で見積もる考え方が基本になるため、算出根拠の妥当性を同じ基準で比較できません。

独立行政法人情報処理推進機構(IPA)は2020年3月31日に、準委任契約を前提としたアジャイル開発の外部委託向けモデル契約「情報システム・モデル取引・契約書(アジャイル開発版)」を公開しています(出典: 情報システム・モデル取引・契約書(アジャイル開発版)、IPA、2020年3月31日)。このモデル契約が前提とする準委任契約では、成果物の完成そのものではなく、チームの稼働コストと期間の掛け算で費用を見積もる方式が採られます。

複数社の提案が請負と準委任の混在で出てくることもあります。その場合、金額の総額だけを並べても算出の起点が違うため、比較になりません。

見積書自体の内訳を見る際は、開発費用・PM費・インフラ費・ライセンス費・保守費という5つの要素で構成されているのが一般的とされています。初期費用の金額だけでなく、運用期間を通じたTCO(総保有コスト)の視点で内訳を比較することが実務上推奨されています。あわせて、見積書の備考欄に記載された前提条件、たとえば対応OSやブラウザのバージョン、開発体制、役割分担などを必ず確認することが、提案書・見積もり間の矛盾や契約後の想定外の追加費用を防ぐうえで重要になります。

RFPが無いまま発注を進めるとどんなリスクがあるか

RFPを使わずに口頭や個別のやり取りだけで進めると、ベンダごとに前提が異なる提案が集まり、費用・納期・機能のいずれも横並びで比較できなくなります。

RFP(提案依頼書)は、発注者が複数のベンダに同一条件で提案を求めるための文書です。ベンダ選定前に「何を実現したいか」を発注者側でまとめて提示する点が、ベンダ選定後に両者で詳細化する要件定義書との違いです(出典: システム幹事)。RFPに記載すべき主な項目は、次のとおりです。

• プロジェクトの背景・目的
• 現状の業務フローと課題
• 実現したい機能の概要
• 納期・予算の目安
• 選定基準
• 提案書の提出形式・期限

(出典: freshet)

これらの項目を事前に整理せずに発注を進めると、ベンダごとに提案の前提が異なり、費用・納期・機能のいずれでも比較検討ができなくなるリスクがあります。システム開発の外注でよく報告される失敗パターンとして、要件の曖昧さに起因する仕様変更の多発、ベンダへの丸投げによる進捗の不可視化、検収基準の未合意による納品後トラブルの3つが挙げられています(出典: 比較ビズ)。上流工程での認識合わせ不足が、後工程の手戻りコストを最も大きく膨らませる要因になるとも説明されています(出典: 発注ラウンジ)。

IPAは2019年に、中小企業の担当者でも要件定義の進め方を追えるよう「ストーリーで学ぶ要件定義実践入門」を公開しています(出典: IPA「ITを経営に活かしたい中小企業向け ストーリーで学ぶ要件定義実践入門」公開告知、2019年)。RFPと要件定義のどちらの段階でも、発注者側が主体的に関与できるかどうかが、提案書・見積もりを正しく比較できるかの分かれ目になります。

矛盾チェックに不安がある場合はどうすればよいか

提案書・見積もりの比較や矛盾チェックに自信が持てない場合は、要件定義から見積もり比較まで実装者が伴走する外部支援を活用する方法があります。

ここまで見てきたように、提案書・見積もりの矛盾チェックには、RFPで前提を揃える準備、AIを使った横断的な指摘出し、契約形態による算出根拠の違いの理解という複数の要素が関わります。特に契約形態(請負か準委任か)によって金額の見方そのものが変わる点は、開発の実務を理解していないと判断が難しい部分です。

御社がこうした比較や判断に不安を抱えている場合、RFP作成から提案書・見積もりの比較整理までを実装者自身が伴走する形で支援を受けるという選択肢があります。当社ノーティックラボでは、代表がRAGやComputer Visionといった開発を自ら実装するAIエンジニアであり、コンサルやライターではなく実装者の視点から、複数社の提案を技術的に読み解くお手伝いをしています。

御社の要件やこれまでに受け取った提案書の内容は、無料診断でお伺いすることも可能です。提案書・見積もりの比較でお困りの際は、お問い合わせからお気軽にご連絡ください。

よくあるご質問

この記事に関して多い質問と回答をまとめます。

提案書と見積もりの矛盾チェックはどのタイミングで行うべきですか

全社から提案書・見積もりが出そろった時点で、契約を締結する前に行います。1社ずつ順番に検討すると比較の基準がぶれるため、そろってから横並びで確認します。

AIに提案書を読み込ませる際、機密情報の扱いはどうすればよいですか

見積金額や取引条件など機密性の高い情報を含む文書を外部サービスに渡すことになるため、利用するAIサービスの利用規約やデータの取り扱い方針を事前に確認してください。社外秘の扱いに不安がある場合は、社名や固有の識別情報を伏せたうえでチェックする方法もあります。

矛盾が見つかった場合、ベンダにどう確認すればよいですか

指摘された箇所を具体的に示したうえで、前提条件や算出根拠を書面で確認します。口頭でのやり取りだけで済ませると、後から言った言わないの水掛け論になりやすいためです。

相見積もりは何社くらい取るのが一般的ですか

案件の規模や内容によって変わるため、一概にはいえません。比較検討できる範囲で複数社から取り、RFPで前提条件を統一したうえで比較することが重要です。

準委任契約の見積もりでも金額の妥当性は確認できますか

確認できます。準委任(アジャイル開発等)は稼働コスト×期間で算出されるため、稼働体制(人数・単価・期間)の前提が妥当かどうかという観点で確認します。

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