受発注の電子化率｜中小企業の公的データ

受発注の電子化率は、どの数字を見ればよいか

公的資料では、電子受発注への対応率とEDIの導入率が別の数字として示されるため、どちらを見るかを先に決めます。混ぜて引用すると、社内の説明で前提がずれます。

意外に低い数字から見てください。中小企業庁の資料では、受発注情報管理へのIT利用の割合は18.5パーセントとされています (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』)。これは導入の効果ではなく、普及の度合いを示す数値です。受発注の電子化は、すでに当たり前になった工程ではありません。

EDIとは、企業間で受発注などの取引データを決まった形式でやり取りする仕組みです。中小企業共通EDI標準は、中小企業庁が事業として策定に着手し、特定非営利活動法人ITコーディネータ協会が中心となって2018年4月に初版を策定・公開しました (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』)。

対応率と導入率の違い

よく似た言葉が別の意味で使われます。社内資料に引く前に、どの数字なのかを確かめてください。

数字の種類	何を測っているか	社内説明での使いどころ
IT利用の割合	受発注情報の管理にITを使っているか	業界全体の普及の度合いを示す
EDIの導入率	決まった形式でデータをやり取りする仕組みを入れているか	自社の立ち位置を比べる
電子受発注への対応率	受注側または発注側として電子で受けられるか	取引先に打診できるかを見る

同じ「電子化」でも、メールで注文を受けている状態と、EDIでデータを受けている状態は別に数えられます。自社がどちらの状態かを決めてから、比べる数字を選んでください。

数字を引用するときに添える前提 (調査名と年次)

社内の稟議や取引先への説明に使う場合、数字だけを書くと後から出典を聞かれます。次の形で残してください。

1. 数値、調査名、公表機関、年次の4点を1行で書く (目安5分)
2. 出典のURLを資料の末尾にまとめる (目安10分)
3. 調査の対象 (企業規模、業種、回答数) が分かる場合は併記する (目安15分)
4. 自社の数字と並べる場合、集計の条件が違うことを1行で注記する (目安10分)

つまずきやすいのは4番です。公的な統計は業界全体の集計で、自社の取引先の構成とは一致しません。自社の取引先の対応状況は、別に数える必要があります。その手順は後述します。

中小企業共通EDIの資料で示されている数字は何か

中小企業庁の資料には、標準の策定時期、仕様の項目数、実証プロジェクトでの業務時間の削減率が示されています。社内説明に引けるのは、この3種類の数字です。

標準の策定主体と公開時期

中小企業共通EDI標準は、中小企業庁が事業として策定に着手し、特定非営利活動法人ITコーディネータ協会が中心となって2018年4月に初版を策定・公開したものです (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』)。

標準は3つの文書で構成されます。「中小企業共通EDI標準仕様書」「中小企業共通EDIメッセージガイドライン」「中小企業共通EDI実装ガイドライン」です。データ形式は国際標準である国連CEFACTの共通辞書に準拠しています (出典: 同資料)。

項目数の数字は、見積もりの話をするときに意味を持ちます。

対象	項目数	出典
プロバイダに対応を求める注文メッセージ	135項目	中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』
業務アプリケーションに対応を求める最低限必要な項目	13項目	同資料

135項目と13項目の差が、発注側の負担の目安になります。自社の業務アプリケーションの側で用意するのは13項目で足り、残りはプロバイダの側で担う構成です。自社システムを大きく作り変える前提ではありません。

実証で示された業務時間の削減率

実証プロジェクトにおける中小企業の業務時間削減率は、平均51.4パーセントであったと示されています (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』)。

この数字を社内資料に引くときは、次の点を添えてください。実証プロジェクトという限られた条件での平均であり、どの会社でも同じ水準になることを示した数字ではありません。

• 実証に参加した企業での平均であること
• 削減の対象が受発注の業務時間であること
• 自社の削減幅は、現在の受注枚数と打ち直しの工程の量で変わること

標準化が進められた背景にも記述があります。受発注システムが乱立し、中小企業の受発注のIT化が進まない状態を受けて標準の策定と普及が進められたとされています。発注データを業務アプリケーションへ入力した後に紙で出力してFAXで送り、受信者が紙からデータを起こし直すという部分的なデジタル化にとどまる状態が、課題として挙げられています (出典: 中小企業庁『中小企業共通EDI パンフレット』2018年)。

前のセクションで挙げた受発注情報管理へのIT利用18.5パーセントと、この背景の記述は同じ状況を別の角度から示しています。片方だけでは、なぜ進まないのかが伝わりません。

なぜ自社だけの電子化率では意味がないのか

受発注は相手がある取引のため、取引先が対応していなければ自社の電子化率は上がりません。業界全体の数字を見た次に確かめるのは、自社の取引先の構成です。

取引先と連携して導入する前提

中小企業庁の資料は、EDIは1社だけが導入しても効果は得られないため、取引先の状況や環境を考慮して導入の要否を判断する必要があるとしています。取引先と共通認識を持ち、連携して導入に取り組むことが望ましいという整理です (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』)。

同じ資料には、受注側と発注側の双方が標準に対応するプロバイダと契約すれば、既存の自社システムを継続して利用できるとも示されています (出典: 同資料)。つまり、自社システムの入れ替えではなく、両者がつなぎ先を合わせるかどうかが条件になります。

ここが、社内説明でつまずきやすい点です。業界全体の普及率が低いことは、自社が遅れている根拠にはなりません。自社の取引先が対応していないことのほうが、進まない直接の原因です。

自社の取引先の対応状況を数えてみる手順

公的な統計の代わりに、自社の数字を作ります。1日で終わります。

1. 直近3か月の受注または発注の一覧を、取引先ごとの件数で並べる (目安1時間)
2. 件数の多い上位20社について、現在の受け方を分類する (目安2時間)
3. 分類ごとに件数を合計し、全体に対する割合を出す (目安30分)
4. 上位20社のうち、電子でやり取りできている社数を数える (目安30分)

分類は次の4つで足ります。

受け方の分類	数え方	電子化の対象になるか
EDIまたは専用のWeb発注画面	件数を数える	すでに電子
メールに添付されたファイル	件数を数える	打ち直しが残る
FAXまたは郵送の紙	件数を数える	打ち直しが残る
電話または口頭	件数を数える	記録から作る必要がある

この表の数字は、業界全体の統計よりも社内の判断に効きます。件数の多い取引先が電話とFAXに偏っているなら、全社一斉の移行計画は成り立ちません。移行の順番の決め方は後述します。

つまずきやすいのは2番です。取引先ごとに複数の受け方が混在していることがあります。その場合は社数ではなく件数で数えてください。社数で数えると、実際の作業量と合いません。

電子化すると何が義務になるのか

受発注をWebやメールに切り替えると、やり取りしたデータは電子取引データとして保存する義務の対象になります。電子化の数字を見て判断する前に、この義務を把握しておいてください。

国税庁のリーフレット「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」(令和5年12月) は、電子取引データの保存について、可視性の確保と真実性の確保を満たす必要があると示しています (出典: 国税庁『令和6年1月からの電子取引データの保存方法』令和5年12月)。

同リーフレットは、令和6年1月からは電子取引データを消さずに保存する必要があるとし、「電子取引データが原本ですので、これをそのまま保存してください」と明記しています。あわせて、令和4年度税制改正で措置された宥恕措置が適用期限 (令和5年12月31日) をもって廃止されると記載されています (出典: 同リーフレット)。

可視性と真実性という2つの要件

可視性の確保として求められるのは2項目です。保存の仕組みを発注するとき、この2項目がどちらの側の作業になるかを決めます。

要件	内容	決めること
可視性 (1)	モニタ、操作説明書等の備付け	画面で確認できる状態にするのは誰か
可視性 (2)	検索要件の充足	検索機能をどこまで作るか
真実性	不当な訂正削除の防止	システムの機能で担保するか、規程で担保するか

真実性の確保については、専用のシステムを導入していない場合でも満たす方法が示されています。同リーフレットは、不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し遵守することで満たせるとし、事務処理規程のサンプルが国税庁のホームページに掲載されていると案内しています (出典: 同リーフレット)。

ここが曖昧なままだと、見積もりに含まれる範囲が揺れます。改ざんの防止をシステムの機能で実現するのか、運用の規程で実現するのかは、発注の段階で決めてください。保存要件そのものの詳細は別の記事で扱っています。

紙に出力して保存する運用が使えなくなる範囲

印刷して保管し電子データを削除する運用には戻せません。対象になるのは、電子でやり取りしたデータです。

1. 現在どの取引先からどの経路でデータが届いているかを一覧にする (目安1時間)
2. そのうち電子でやり取りしているものに印を付ける (目安30分)
3. 印の付いたものについて、データが消えずに残っているかを確認する (目安1時間)
4. 残っていない経路があれば、保存の方法を決める (目安: 税理士に確認)

つまずきやすいのは3番です。メールの添付ファイルは、受信箱に残っているだけで保存できているとは言えない場合があります。どこに保存するかを決めて、担当者が同じ場所に置く運用にしてください。

検索要件が不要になる基準と猶予措置はどうなっているか

売上高の基準を下回る場合の検索要件の扱いと、準備が間に合わない場合の猶予措置が国税庁の資料に示されています。自社がどちらに当たるかで、必要な作り込みが変わります。

検索要件が不要になる売上高の基準

国税庁のリーフレットは、可視性の確保として求められる2項目のうち、検索要件について例外を示しています。

「2課税年度前の売上高が5,000万円以下の方」、または「電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理されている方」は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、検索要件は不要となると記載されています (出典: 国税庁『令和6年1月からの電子取引データの保存方法』令和5年12月)。

自社の状況	検索要件	必要なこと
2課税年度前の売上高が5,000万円以下	不要	ダウンロードの求めに応じられる状態にする
電子取引データを印刷して日付と取引先ごとに整理	不要	同じくダウンロードの求めに応じられる状態にする
上のいずれにも当たらない	必要	検索できる仕組みを用意する

基準に当たる場合でも、データをダウンロードできる状態にしておくことは必要です。検索機能を作らない選択ができるという意味で、保存そのものが免除されるわけではありません。

受発注システムを発注する前に、自社がどの行に当たるかを経理の担当者か税理士に確認してください。確認は30分で済み、見積もりの範囲が変わります。

なお、検索の項目名について、取引年月日、取引金額、取引先の3項目という整理が広く紹介されていますが、国税庁の該当ページで項目名を直接確認できていないため、本記事では確定した要件として扱いません。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確認してください。

猶予措置が使える条件

準備が間に合わない場合の取り扱いも示されています。同リーフレットは、次の2つの条件を満たす場合には、電子取引データを保存しておくだけで大丈夫としています (出典: 同リーフレット)。

1. 一定のルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合 (事前申請等は不要)
2. 税務調査等の際に、電子取引データのダウンロードの求め、および印刷した書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

相当の理由としては、人手不足のほかシステム整備が間に合わない場合や資金不足など幅広い理由が認められ、事前の申請は不要とされています (出典: 同リーフレット)。

つまずきやすいのは、この猶予措置を恒久的な免除と読んでしまうことです。保存そのものは必要で、求めに応じられる状態を保つ前提です。システムの整備を先送りする判断をする場合は、その状態を社内で記録しておいてください。

自社向けに作る以外の選択肢もあります。中小企業庁は中小企業共通EDIの仕様を策定し、実証事業により約50パーセントの業務時間削減効果が確認されたと紹介しています (出典: 中小企業庁『中小企業の取引のデジタル化 中小企業共通EDI』)。独自のシステムを発注する前に、この仕様に合わせられるかを確認しておくと、取引先との接続の手間が変わります。

社内の説明資料に数字をどう並べるか

公的な数字と自社の数字を並べた2つの図にすると、判断に必要な材料がそろいます。図は1枚ずつで足ります。凝った体裁にする必要はありません。

図1: 業界の普及の度合いを1本で示す

1つめの図は、公的資料の数字をそのまま置きます。受発注情報管理へのIT利用が18.5パーセントであること (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』) を横棒1本で示し、残りの81.5パーセントを別の色で置いた図です。

この図が伝えるのは、受発注の電子化が業界全体でまだ少数であることだけです。自社が遅れている根拠にはならない点を、図の下に1行で注記してください。

図2: 自社の取引先の内訳を件数で示す

2つめの図は、先に数えた自社の取引先の内訳です。受け方の4分類を、社数ではなく件数で積み上げた横棒にします。

図の要素	中身	注記
横軸	直近3か月の受注または発注の件数	集計期間を図の下に書く
区分	EDIまたはWeb発注画面、メール添付、FAXと郵送、電話と口頭	複数の受け方が混在する取引先は件数で分ける
併記する数字	上位20社のうち電子でやり取りできている社数	件数と社数は別に示す

2つの図を並べると、業界全体の普及率と自社の実態が別の話であることが一目で分かります。説明の時間が短いときは、図2だけを出してください。判断に必要なのはこちらです。

資料にそろえて書く4行

図に添える文章は4行で足ります。多く書くと、どこを見ればよいかが伝わりません。

1. 業界全体の普及の度合いと、その出典 (調査名、公表機関、年次)
2. 自社の件数の内訳と、集計した期間
3. 電子化の対象になる件数 (メール添付、FAXと郵送、電話と口頭の合計)
4. 電子化した場合に新たに生じる保存の義務 (電子取引データの保存)

つまずきやすいのは4番です。効果の数字だけを並べると、保存の義務が抜けた計画になります。義務の側も同じ資料に1行で入れてください。

実証プロジェクトの業務時間削減率が平均51.4パーセントであったこと (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』) を効果として引く場合は、実証という条件つきの平均である旨を同じ行に書き添えます。この1行があるかどうかで、資料の受け取られ方が変わります。

数字を見たあとに決めること

全取引先の一斉移行ではなく、件数の多い取引先から順に移す計画にします。公的な数字は判断の材料で、計画そのものは自社の件数から作ります。

移行の順番の決め方

順番は件数で決まります。交渉のしやすさや付き合いの長さではありません。

優先度	対象	判断の理由
高	件数が多く、担当者が固定している取引先	移行の効果が件数に比例する
中	件数が多く、相手のシステムが決まっている取引先	相手の仕組みに合わせる形を検討する
低	件数が少ない取引先	交渉の手間が効果を上回る
対象外	単発の取引	仕組みを変える意味がない

進め方は次の順です。1社ずつ進めるため、一度に全体を動かす必要はありません。

1. 図2の内訳から、件数の上位5社を選ぶ (目安15分)
2. 各社に現在の受発注の方法と、変更の可否を確認する (目安1社あたり30分)
3. 変更できる社から順に、受け方を切り替える (目安1社あたり2週間から1か月)
4. 切り替えた分の件数を図2に反映し、残りを数え直す (目安30分)

つまずきやすいのは2番です。相手の担当者が判断できないことがあります。その場合は無理に進めず、次の社に移ってください。件数の多い1社に時間をかけるより、進められる社から動かすほうが全体の件数が早く減ります。

残る紙とFAXの受け皿をどうするか

すべての取引先が電子に移ることはありません。残る分の扱いを、同じ計画の中に入れてください。

• 件数が少なく移行しない取引先の分は、紙とFAXで受け続ける前提にする
• 打ち直しの工数が残る場合、読み取りの仕組みで受ける選択肢を検討する
• 受け方が複数になっても、社内の受注一覧は1つにまとめる設計にする
• 保存の義務は電子でやり取りした分に生じるため、経路ごとに保存先を決める

受注の入り口が2つあっても、入った後の一覧が1つなら社内の作業は増えません。ここを分けたまま進めると、確認する画面が2つになり、かえって手間が増えます。

御社の受発注が今も打ち直しで止まっているなら、原因は担当者の処理の速さではありません。入り口が紙とFAXのままで、件数の内訳が見えていないことにあります。当社では件数の数え直しから入り、どの取引先から移すか、残る分をどう受けるかまでを一緒に決めています。実装を担当するエンジニアが要件の段階から入るため、数えた件数をそのまま設計に落とせます。

まず自社の件数を整理したいという段階でも構いません。無料診断で、現在の受発注の内訳と、電子化の対象になる件数をお伝えします。

よくあるご質問

この記事に関して多い質問と回答をまとめます。数字を社内資料に使う前に確認される点から順に並べています。

受発注の電子化率はどの統計を見れば分かりますか

公的な資料では、中小企業庁の中小企業共通EDIに関するページに受発注情報管理へのIT利用の割合が示されています (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』)。業種別や地域別の内訳を示した統計は、本記事の調査では確認できませんでした。業種を絞った数字が必要な場合は、業界団体の調査を併せて探すことになります。

EDIの導入率と電子受発注の対応率は何が違いますか

測っている対象が違います。EDIの導入率は、決まった形式でデータをやり取りする仕組みを入れているかどうかです。電子受発注の対応率は、受注側または発注側として電子で受けられるかどうかです。メールで注文を受けている状態は、後者には含まれても前者には含まれない場合があります。社内資料では、どちらの数字かを明記してください。

取引先が紙のままでも自社だけ電子化できますか

社内の処理は電子化できますが、受け取る経路は紙のまま残ります。中小企業庁の資料も、EDIは1社だけが導入しても効果は得られないため、取引先の状況や環境を考慮して導入の要否を判断する必要があるとしています (出典: 中小企業庁『ミラサポplus 制度ナビ 中小企業共通EDI』)。残る紙の分をどう受けるかを、同じ計画に入れてください。

メールで受けた注文書は印刷して保管してよいですか

印刷した書面だけを残す運用には戻せません。国税庁のリーフレットは、令和6年1月からは電子取引データを消さずに保存する必要があるとし、電子取引データが原本であるとしています (出典: 国税庁『令和6年1月からの電子取引データの保存方法』令和5年12月)。印刷して整理することは、検索要件の例外に関わる扱いとして示されています。保存そのものは電子データで行う前提です。

電子化の数字を社内の稟議に使うとき、何年の調査を引けばよいですか

公表されている最新の資料を引いてください。本記事で挙げた数字は、中小企業共通EDIに関する中小企業庁の資料と、国税庁の令和5年12月のリーフレットによるものです。稟議の資料には、数値、調査名、公表機関、年次の4点を1行で書き添えてください。年次が抜けていると、後から数字の前提を確認できなくなります。

自社の受発注の内訳を整理したうえで判断したい場合は、お問い合わせから現在の受け方をお知らせください。

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