介護ソフトの補助基準額は職員数の4区分で決まります
介護ソフト (ICT) の補助限度額は職員数で4つに区分され、公式ページで確認できた県ではいずれも1名以上10名以下が100万円、11名以上20名以下が150万円、21名以上30名以下が200万円、31名以上が250万円でした。金額は職員数だけでは決まらず、補助率が都道府県と年度で異なります。補助率については後述します。
職員数区分ごとの基準額
| 職員数 (申請時点) | 介護ソフトの補助限度額 |
|---|---|
| 1名以上10名以下 | 100万円 |
| 11名以上20名以下 | 150万円 |
| 21名以上30名以下 | 200万円 |
| 31名以上 | 250万円 |
出典は長野県「令和7年度介護テクノロジー定着支援事業の実施について」(https://www.pref.nagano.lg.jp/kaigo-shien/jinzai/kaigotech2025.html) です。愛媛県の令和8年度と埼玉県の令和8年度の基準額も、同じ区分で同じ金額でした。
この表は補助の上限額です。実際に交付される額は、この基準額と導入にかかった経費のうち低い方に補助率を掛けて決まります。したがって、基準額まで補助が出るわけではありません。
職員数で金額が変わらない契約方式の場合
介護ソフトの契約は、職員数に応じて料金が変わるものと、そうでないものがあります。埼玉県の令和8年度では、職員数で合計金額が変わる契約以外の方式の場合、基準額は一律250万円とされています (出典: 埼玉県「介護テクノロジー定着支援事業について」令和8年度 https://www.pref.saitama.lg.jp/a0603/kaigo-net/seisansei/r7kaigotec.html)。
つまり、職員数が10名以下の小規模な事業所でも、職員数で料金が変わらない契約を選べば基準額が250万円になる場合があります。見積もりを取る際には、料金の決まり方が職員数に連動しているかどうかを確認します。
基準日時点の数値である点について
本記事に掲載した金額、補助率、締切、要件は2026年10月時点のもので、確認できた都道府県の公式ページに基づきます。最新の内容は公式サイトで確認してください。
とくに注意が必要なのは年度です。本記事で引用した長野県の資料は令和7年度、愛媛県と埼玉県の資料は令和8年度の内容で、年度が揃っていません。補助率や加算の扱いは年度ごとに見直されるため、自分の都道府県の当該年度の実施要綱で確かめる必要があります。確認の手順は後述します。
補助率は都道府県と年度で変わります
同じ基準額でも補助率は揃っておらず、確認できた県では4分の3と5分の4に分かれていました。自己負担の額はここで決まります。以下はいずれも2026年10月時点で確認できた内容です。最新の内容は公式サイトで確認してください。
確認できた県の補助率
| 都道府県 | 年度 | 補助率 |
|---|---|---|
| 長野県 | 令和7年度 | 4分の3 |
| 千葉県 | 令和7年度 | 4分の3 (補助対象経費の実支出額の合計に3/4を乗じた額) |
| 愛媛県 | 令和8年度 | 5分の4 (全事業) |
| 島根県 | 令和8年度 | 5分の4 |
| 埼玉県 | 令和8年度 | 5分の4 (基準額と導入経費の5分の4のうち低い方) |
出典は長野県「令和7年度介護テクノロジー定着支援事業の実施について」(https://www.pref.nagano.lg.jp/kaigo-shien/jinzai/kaigotech2025.html)、「千葉県介護テクノロジー定着支援事業実施要綱」(令和7年度)、愛媛県「介護テクノロジー定着支援事業費補助金」(https://www.pref.ehime.jp/page/80580.html)、「島根県介護テクノロジー定着支援事業実施要綱」(令和8年度)、埼玉県「介護テクノロジー定着支援事業について」(https://www.pref.saitama.lg.jp/a0603/kaigo-net/seisansei/r7kaigotec.html) です。
この表では令和7年度の2県が4分の3、令和8年度の3県が5分の4となっています。確認できた範囲では年度と補助率が一致しているため、都道府県の違いだけで4分の3と5分の4に分かれているとは言えません。自分の都道府県の当該年度の要綱で確かめる必要があります。
補助率が違うと自己負担はいくら変わるか
職員数21名以上30名以下の事業所が、介護ソフトの導入に200万円かかった場合を試算します。
| 補助率 | 補助額 | 自己負担 |
|---|---|---|
| 4分の3 | 150万円 | 50万円 |
| 5分の4 | 160万円 | 40万円 |
この区分の基準額は200万円ですので、導入経費の全額が基準額の範囲に収まっています。補助率の差10万円が、そのまま自己負担の差になります。導入経費が基準額を超える場合は、超えた分は全額が自己負担です。
年度が変わると条件も変わります
補助率と基準額は年度ごとの要綱で定められるため、前年度の資料を見て試算すると金額がずれます。実際に、本記事で引用した資料も令和7年度と令和8年度が混在しています。
また、事業の名称そのものも都道府県と年度で異なります。「介護テクノロジー定着支援事業」のほか、鹿児島県の令和7年度では「介護サービス事業所ICT導入支援事業」という名称が使われています。検索する際は、事業名ではなく都道府県名と「介護テクノロジー」「ICT導入」といった語で探すと見つけやすくなります。
職員数はどう数えるのか
職員数は原則として申請時点の常勤換算方法による人数で数え、小数点以下は四捨五入します。職種によっては実人数で数えてよい扱いがあります。区分の境目にいる事業所では、この数え方の違いで基準額が50万円変わります。以下は2026年10月時点で確認できた内容です。最新の内容は公式サイトで確認してください。
常勤換算で数える場合と実人数で数えてよい職種
長野県の令和7年度の資料によると、職員数は原則として申請時点における常勤換算方法により算出された人数とし、小数点以下は四捨五入します。そのうえで、訪問介護員や居宅介護支援専門員などの訪問職員、管理者や生活相談員などは、常勤と非常勤を問わず実人数で数えてよいとされています (出典: 長野県「令和7年度介護テクノロジー定着支援事業の実施について」https://www.pref.nagano.lg.jp/kaigo-shien/jinzai/kaigotech2025.html)。
千葉県の令和7年度の要綱も同じ考え方です。職員数には訪問介護員等の直接処遇職員だけでなく、ICTの活用が見込まれる管理者や生活相談員等の職員も算入して差し支えないとし、原則として申請時点における常勤換算方法により算出された人数 (小数点以下は四捨五入) とすると定めています (出典: 千葉県介護テクノロジー定着支援事業実施要綱 令和7年度)。
| 職種 | 数え方 |
|---|---|
| 施設内の直接処遇職員 | 常勤換算 (小数点以下は四捨五入) |
| 訪問介護員、居宅介護支援専門員などの訪問職員 | 実人数で数えてよい |
| 管理者、生活相談員など | 実人数で数えてよい (ICTの活用が見込まれる場合) |
つまずきやすい点は、記録システムを使うのは現場の介護職だけだと考えて、管理者や生活相談員を数えずに申請してしまうことです。実際に記録や情報の共有で使う職員であれば算入できるため、誰がシステムを使うのかを先に整理します。
過年度に交付を受けている場合の区分の決め方
過去にこの補助を受けている事業所には、別の規定があります。長野県の令和7年度の資料では、過年度に交付を受けた際の職員数と当該年度の申請時点の職員数を比べ、少ない方の区分で算定すると記載されています。
これは、職員が増えたことを理由に上位の区分で再度申請することを想定した規定です。過年度に10名以下の区分で交付を受けていれば、現在25名であっても1名以上10名以下の区分で算定されることになります。過去の申請実績がある場合は、交付決定の通知に記載された職員数を確認してから試算します。
区分の境目にいる場合の確認先
常勤換算の計算は、勤務時間の集計の仕方で結果が変わります。職員数が10名前後、20名前後、30名前後にある事業所は、区分がどちらになるかで基準額が50万円変わるため、自己判断で進めずに確認します。
確認の順序は次のとおりです。
- 自分の都道府県の実施要綱で、常勤換算の算定期間 (直近1か月か、申請時点かなど) の記載を探します
- 算入してよい職種の範囲を要綱の記載と照らし合わせます
- それでも判断が付かない場合は、要綱に記載された都道府県の担当課に算定方法を問い合わせます
問い合わせの際は、職種別の人数と勤務時間の内訳を用意しておくと確認が1回で済みます。
基準額に上積みされる費用と加算があります
定着促進の費用を対象にできる県では、職員数の各区分の基準額に15万円が上積みされます。データ連携の実績に応じた加算を設けている県もあります。いずれも2026年10月時点で確認できた内容です。最新の内容は公式サイトで確認してください。
定着促進の費用による上積み
愛媛県と埼玉県の令和8年度では、定着促進の費用を含めた場合の基準額が次のようになります。
| 職員数 | 基準額 | 定着促進の費用を含めた場合の基準額 |
|---|---|---|
| 1名以上10名以下 | 100万円 | 115万円 |
| 11名以上20名以下 | 150万円 | 165万円 |
| 21名以上30名以下 | 200万円 | 215万円 |
| 31名以上 | 250万円 | 265万円 |
各区分に15万円が加わる形です。職員数で合計金額が変わる契約以外の方式では、一律250万円 (定着促進の費用を含む場合は265万円) が基準額になります。出典は愛媛県「介護テクノロジー定着支援事業費補助金」(https://www.pref.ehime.jp/page/80580.html) と埼玉県「介護テクノロジー定着支援事業について」(https://www.pref.saitama.lg.jp/a0603/kaigo-net/seisansei/r7kaigotec.html) です。
埼玉県の令和8年度では、パッケージ型導入支援に合わせて介護ソフトの定着促進支援を対象とする場合、パッケージ型の上限に15万円が上乗せされる扱いも記載されています。
ケアプランデータ連携システムに関する加算
データ連携の実績に応じた加算もあります。千葉県の令和7年度要綱は、訪問介護事業所等の居宅サービス事業所または居宅介護支援事業所であって、令和7年度中に「ケアプランデータ連携システム」により5事業所以上とデータ連携を実施する場合は、基準額に5万円を加算すると定めています。島根県の令和8年度要綱にも、令和8年度中の同じ要件で基準額に5万円を加算する記載があります。愛媛県の令和8年度のページにも、同様に基準額へ5万円を加算する記載があります。
要件は「5事業所以上」とデータ連携を実施することです。自社だけがシステムを導入しても加算の対象にはならず、連携先の事業所の数が条件になります。居宅介護支援事業所との間でケアプランのやり取りがある事業所は、連携先の数を先に数えておきます。
上積みを受けるために必要な手続き
上積みと加算は、申請の内容に含めないと適用されません。確認する点は次のとおりです。
- 定着促進の費用が、自分の都道府県の当該年度の要綱で対象になっているかを確認します
- 対象になっている場合、その費用が見積もりの中で区分して記載されているかを制作会社や販売会社に確認します
- データ連携の加算を受ける場合は、年度内に5事業所以上と連携する見込みがあるかを確認します
- 申請書の該当欄に、上積みと加算を受ける旨を記載します
つまずきやすい点は、定着促進の費用が見積もりの中で「導入支援」などの名目に混ざっていて、区分して記載されていない場合です。要綱が求める区分に合わせて見積書を作り直してもらう必要があるため、申請の直前ではなく見積もりの段階で伝えます。
介護ソフト以外の枠は事業所単位の上限で決まります
パッケージ型導入支援や機器等の枠は、職員数ではなく1事業所あたりの上限額で決まります。介護ソフトの枠と併せて申請する場合は上限の重なりを確認します。以下は2026年10月時点で確認できた内容です。最新の内容は公式サイトで確認してください。
パッケージ型導入支援の上限
パッケージ型導入支援は、介護ソフトと機器をまとめて導入する枠です。上限額は都道府県で差がありました。
| 都道府県 | 年度 | パッケージ型導入支援の上限 |
|---|---|---|
| 千葉県 | 令和7年度 | 補助対象経費の実支出額の合計に3/4を乗じた額と1,000万円を比較して少ない方 |
| 島根県 | 令和8年度 | 基準額1,000万円 |
| 埼玉県 | 令和8年度 | 1事業所あたり750万円 |
| 鹿児島県 | 令和7年度 | パッケージ型導入支援の合計経費400万円 |
出典は千葉県介護テクノロジー定着支援事業実施要綱 (令和7年度)、島根県介護テクノロジー定着支援事業実施要綱 (令和8年度)、埼玉県「介護テクノロジー定着支援事業について」(https://www.pref.saitama.lg.jp/a0603/kaigo-net/seisansei/r7kaigotec.html)、鹿児島県 令和7年度介護サービス事業所ICT導入支援事業です。
介護ソフトの基準額が4区分で共通していたのに対し、パッケージ型は400万円から1,000万円まで幅があります。機器を含めた導入を考えている場合、金額の差が最も大きく出るのはこの枠です。
機器等の上限と1機器あたりの基準額
機器等の枠には、1事業所あたりの上限と1機器あたりの基準額の2段構えで上限が設けられています。埼玉県の令和8年度では次のとおりです。
- 移乗支援と入浴支援の機器およびインカム: 1事業所あたり500万円 (1機器あたりの基準額は100万円)
- その他の機器等: 1機器あたりの基準額は30万円
- 上記の両者を併せて導入する場合: 1事業所あたりの上限は合計500万円
1機器あたりの基準額があるため、高額な機器を1台導入しても基準額までしか対象になりません。逆に、基準額の範囲に収まる機器を複数台導入する場合は、1事業所あたりの上限が効いてきます。
介護ソフトの枠と併せて使う場合
介護ソフトの枠と機器等の枠は、それぞれ上限が別に設定されています。ただし、併せて導入する場合の扱いは都道府県の要綱によります。
確認する点は次の3つです。
- 介護ソフトの枠と機器等の枠を同一年度に併用できるか
- 併用する場合、1事業所あたりの合計の上限が設けられているか
- パッケージ型導入支援を選んだ場合、介護ソフト単独の枠との併用ができるか
埼玉県の令和8年度では、パッケージ型導入支援に合わせて介護ソフトの定着促進支援を対象とする場合、パッケージ型の上限に15万円が上乗せされる扱いが記載されています。このように、併用の条件は枠ごとに個別に定められているため、導入する内容が決まった段階で要綱の該当箇所を確認します。